Règlement administratif de la FLERA.
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La composition et les attributions du Conseil d’administration sont définies dans le chapitre V, articles 26 – 34 des statuts.
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Les membres du CA sont convoqués par le président ou le secrétaire général au moins une semaine avant la réunion du CA, soit par poste, soit par courriel.
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Les convocations comportent au moins la date et l’heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour.
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Les réunions du CA ont lieu en principe dans le bureau de la FLERA, mis à disposition par le COSL dans la Maison des Sports. Les réunions peuvent aussi être tenues valablement à travers une plateforme de visioconférence.
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Des notes explicatives concernant les points de l’ordre du jour peuvent être mis à disposition des membres du CA avant la réunion.
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Le secrétaire général rédige pour chaque réunion un rapport comportant notamment les décisions prises lors de la réunion.
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Le rapport est envoyé aux membres du CA avant la prochaine réunion du CA
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Le rapport d’une réunion du CA est approuvé par la majorité simple des associations-membres lors de la réunion suivante, le CA étant en nombre et pouvant délibérer valablement.
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Les rapports approuvés sont contresignés par le président et le secrétaire général et archivés dans un dossier accessible à tous les membres du CA lors des réunions.
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Copies de tous les courriers et courriels adressés à la FLERA et de tous les courriers et courriels sortants au nom de la FLERA sont archivées dans des dossiers accessibles à tous les membres du CA lors des réunions du CA. Ces dossiers peuvent être de nature informatique.
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Les archives et dossiers administratifs de la FLERA sont de préférence déposés dans le bureau de la FLERA mis à disposition par le COSL dans la Maison des Sports.
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Les présidents des commissions organisent les travaux de leur commission respective.
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Dans le cas où aucun membre du CA n’est désigné pour présider une commission, un président-délégué membre d’un club affilié à la FLERA peut être désigné pour coordonner les travaux d’une commission.
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Le président-délégué d’une commission est invité aux réunions du CA lorsque un point concernant les travaux de sa commission est à l’ordre du jour. Le président-délégué a une fonction consultative au CA et il n’a pas le droit de vote.
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Les rapports et les propositions des commissions sont portés à la connaissance des membres du CA pour information ou décision.
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Le CA peut instaurer des groupes de travail pour des missions temporaires et spécifiques tels que élaboration de textes, règlements, préparation d’une manifestation etc…
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Le CA désigne un coordinateur ou président pour un groupe de travail spécifique et définit par écrit la mission du groupe.
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Le président ou coordinateur d’un groupe de travail organise les travaux de son groupe.
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Les rapports et propositions d’un groupe de travail sont portés à la connaissance des membres du CA pour information et décision.
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Tout administrateur, ayant directement ou indirectement un intérêt patrimonial dans une affaire soumise à l'approbation du CA est tenu d'en informer le CA.
Tout administrateur qui pourrait être sujet à un conflit d’intérêt patrimonial dans une affaire traitée par le CA de par sa fonction, dans une autre association, ou ayant signé ou devant signer un contrat à titre personnel avec la FLERA, ne peut prendre part ni aux délibérations ni au vote sur cette affaire. Cette déclaration est consignée dans le procès verbal de la réunion