Règlement administratif

Règlement administratif de la FLERA.

1. La composition et les attributions du Conseil d’administration sont définies dans le chapitre V, articles 26 – 34 des statuts.
2. Les membres du CA sont convoqués par le président ou le secrétaire général au moins une semaine avant la réunion du CA, soit par poste, soit par courriel.
3. Les convocations comportent au moins la date et l’heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour.
4. Les réunions du CA ont lieu en principe dans le bureau de la FLERA, mis à disposition par le COSL dans la Maison des Sports. Les réunions peuvent aussi être tenues valablement à travers une plateforme de visioconférence.
5. Des notes explicatives concernant les points de l’ordre du jour peuvent être mis à disposition des membres du CA avant la réunion.
6. Le secrétaire général rédige pour chaque réunion un rapport comportant notamment les décisions prises lors de la réunion.
7. Le rapport est envoyé aux membres du CA avant la prochaine réunion du CA
8. Le rapport d’une réunion du CA est approuvé par la majorité simple des associations-membres lors de la réunion suivante, le CA étant en nombre et pouvant délibérer valablement.
9. Les rapports approuvés sont contresignés par le président et le secrétaire général et archivés dans un dossier accessible à tous les membres du CA lors des réunions.
10. Copies de tous les courriers et courriels adressés à la FLERA et de tous les courriers et courriels sortants au nom de la FLERA sont archivées dans des dossiers accessibles à tous les membres du CA lors des réunions du CA. Ces dossiers peuvent être de nature informatique.
11. Les archives et dossiers administratifs de la FLERA sont de préférence déposés dans le bureau de la FLERA mis à disposition par le COSL dans la Maison des Sports.
12. Les présidents des commissions organisent les travaux de leur commission respective.
13. Dans le cas où aucun membre du CA n’est désigné pour présider une commission, un président-délégué membre d’un club affilié à la FLERA peut être désigné pour coordonner les travaux d’une commission.
14. Le président-délégué d’une commission est invité aux réunions du CA lorsque un point concernant les travaux de sa commission est à l’ordre du jour. Le président-délégué a une fonction consultative au CA et il n’a pas le droit de vote.
15. Les rapports et les propositions des commissions sont portés à la connaissance des membres du CA pour information ou décision.
16. Le CA  peut instaurer des groupes de travail pour des missions temporaires et spécifiques tels que élaboration de textes, règlements, préparation d’une manifestation etc…
17. Le CA désigne un coordinateur ou président pour un groupe de travail spécifique et définit par écrit la mission du groupe.
18. Le président ou coordinateur d’un groupe de travail organise les travaux de son groupe.
19. Les rapports et propositions d’un groupe de travail sont portés à la connaissance des membres du CA pour information et décision.
20. Tout administrateur, ayant directement ou indirectement un intérêt patrimonial dans une affaire soumise à l'approbation du CA est tenu d'en informer le CA.
    Tout administrateur qui pourrait être sujet à un conflit d’intérêt patrimonial dans une affaire traitée par le CA de par sa fonction, dans une autre association, ou ayant signé ou devant signer un contrat à titre personnel avec la FLERA, ne peut prendre part ni aux délibérations ni au vote sur cette affaire. Cette déclaration est consignée dans le procès verbal de la réunion.
21. Le CA vérifie et évalue annuellement le rapport, établi par le président de la commission falaise, qui s'est doté d'une procédure de vérification et de protocole des constats, ou le responsable des sites d'escalade désigné par le CA ou son délégué, sur l'état des équipements de sécurité fixes de la falaise Wanterbaach. Ce rapport est à présenter au plus tard au mois de juin au CA pour qu'il puisse en prendre connaissance. Le rapport lorsqu'il est accepté par le CA, est consigné par le secrétaire général.